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EasyDoc - Document Management System

EasyDoc è un programma per la gestione ed acquisizione dei documenti, tanto semplice ed intuitivo da utilizzare, quanto potente dinamico è funzionale; queste sono le caratteristiche per cui è stato premiato con diversi awards come miglior software del suo settore. 

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EasyDoc
Document Management System

 

 

 

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EasyDoc è un programma tanto semplice ed intuitivo da utilizzare quanto potente dinamico è funzionale; queste sono le caratteristiche per cui è stato premiato

con diversi awards come miglior software del suo settore.

 

La caratteristica principale di EasyDoc è quella di inglobare, in una scheda di registrazione, qualsiasi tipo di documento acquisito da scanner o altri dispositivi digitali oppure  file di origine diversa, come Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat e file di Email.

In questo modo, è possibile archiviare in un'unica scheda documenti provenienti anche da fonti diverse, tale scheda può essere facilmente gestita e condivisa in un database centralizzato.

 

Il successo di EasyDoc è stato derminato dalla sua adattabilità e scalabilità, in quanto, può essere utilizzato sia dalla singola postazione Pc cha da una intera rete aziendale senza limiti di numero utenti.

In oltre gli operatori potranno avere un livello particolare di privilegio per visibilità o modifica dei dati, organizzato per gruppo o tipologia d'utenza.

 

EasyDoc è compatibile con tutti i moderni scanner in commercio e supporta anche scanner multipagina, oramai molto economici, per acquisizioni molto veloci e senza limiti di pagina, in effetti con un unico click è possibile importare anche documenti di centinaia di pagine in pochi minuti!.

Nel caso non si disponga di scanner multipagina EasyDoc può gestire scanner a singola pagina e successivamente unire le pagine in un unico documento che sarà immediatamente disponibili su file, stampante o per essere inviato per Email!

In oltre è possibile con 2 semplici scansioni multiple generare dei file da documenti stampati in modo fronte retro.


A corredo di EasyDoc ci sono decine di modelli di gestioni già pronte, il programma può adattarsi semplicemente ad ogni tipo di archivio. Infatti è possibile creare una o più gestioni partendo da una già pronta e modificandola in ogni parte in modo veloce e semplice oppure crearne una completamente nuova.

 

EasyDoc ha un potente motore di ricerca interno che permette di eseguire ricerche per qualsiasi campo della scheda e con diversi metodi di confronto dei dati.

 

EasyDoc ha un  database d'archiviazione senza limiti di dimensione, in effetti l'unico limite è il disco del computer dove viene installato nel caso di

singola postazione oppure del server se è un'installazione multiutente.


Nel caso in una rete non ci sia un server dedicato, EasyDoc può funzionare, anche in maniera molto veloce utilizzando semplicemente un qualsiasi Pc della rete come Server!.

 

EasyDoc ha diverse utility tra cui:

 l'acquisizione e l'invio di documenti tramite Email , la stampa di carta intesta, Calcolatrice, Messagistica immediata ed etc.
 

Sistema di gestione dei documenti

EasyDoc Document management system , letteralmente "Sistema di gestione dei documenti" fa parte di una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti di altri contenuti.

Tecnicamente EasyDoc è un'applicazione  che  si occupa di eseguire operazioni massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi.

Le soluzioni di EasyDoc sono un insieme di strumenti software e hardware che consentono la gestione elettronica dei documenti prodotti e scambiati all’interno di una organizzazione.

Gli applicativi che compongono questi prodotti permettono di catalogare, organizzare, spedire, scansionare e archiviare qualsiasi tipo di documento elettronico e non.


Il problema della gestione dei documenti

Fino a qualche tempo fa era opinione diffusa che la presenza dei personal computer e di internet sulle singole postazioni di lavoro avrebbe favorito una riduzione nel consumo di carta. La realtà negli anni però si è rivelata esattamente opposta. Dal conseguente aumento dei costi e dei problemi di gestione dei processi correlati si è quindi sviluppata una esigenza sempre più sentita di riuscire in qualche modo ad ‘arginare’ questo fenomeno, con l’obiettivo di ridurre i volumi di documenti stampati e snellire i processi interni alle aziende.

Statistiche dimostrano che

·        l'85% dei documenti non viene mai più riutilizzato;

·        il 50% dei documenti viene copiato fino a 6 volte;

·        circa il 7% viene smarrito.

Quanto costa alle aziende italiane la gestione tradizionale

Un recente studio sul ‘Documento Digitale’ realizzato da NetConsulting per conto di InfoCamere ha evidenziato i costi in generale, spesso nascosti, di una gestione documentale ‘tradizionale’. Ogni anno in Italia vengono stampate circa 115 miliardi di pagine, di cui 19,5 miliardi inutilizzate, che generano un costo di 287 milioni di euro all’anno. In generale ogni documento cartaceo viene riprodotto dalle 9 alle 11 volte generando un costo di 18 euro per documento. Per quanto riguarda l’archiviazione dei documenti, generalmente un documento su 20 viene perduto. Il 3% dei documenti è archiviato erroneamente e il costo per recuperare uno di questi è stato stimato in 120 euro.

Vantaggi di EasyDoc

·        Riduzione degli spazi necessari (metri cubi e kg di carta in un solo DVD)

·        Abbattimento di costi di gestione

·        Inalterabilità dei documenti (mai più documenti sbiaditi, rovinati o macchiati)

·        Riservatezza (ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password)

·        Efficienza del lavoro

Rispetto dell'ambiente (l'utilizzo del formato elettronico invece che cartaceo, diminuisce drasticamente l'abbattimento di alberi per la produzione del cartaceo stesso)

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